En cas de contrôle de l'inspection du travail, « on lui fait confiance » ne suffit pas comme registre des horaires. Voici ce que dit réellement la Loi sur le travail (LTr), et ce qu'un dirigeant de PME doit pouvoir prouver.
L'article 46 de la Loi sur le travail impose à l'employeur de tenir à disposition des autorités les documents nécessaires au contrôle de l'application de la loi. En pratique, cela signifie un registre de la durée du travail pour chaque collaborateur, incluant les heures de début et de fin de journée ainsi que les pauses effectivement prises — pas seulement un total d'heures mensuel arrondi.
Ce registre doit être conservé et pouvoir être présenté en cas de contrôle, y compris rétroactivement sur plusieurs années selon les délais de conservation applicables. Un tableur mis à jour de mémoire en fin de semaine, ou pire, en fin de mois, ne constitue pas un enregistrement conforme si les horaires réels n'y figurent pas.
Le Secrétariat d'État à l'économie (SECO) admet un enregistrement simplifié — sans le détail quotidien des horaires — mais uniquement sous conditions cumulatives : accord écrit du collaborateur ou prévu par une convention collective, réelle autonomie du collaborateur dans l'organisation de son temps de travail, et selon les cantons un seuil de rémunération ou de position hiérarchique. En dehors de ces conditions précises, l'enregistrement complet reste la norme, y compris pour le personnel à temps partiel.
| Catégorie | Durée hebdomadaire maximale |
|---|---|
| Personnel industriel, de bureau, technique et autre personnel | 45 heures |
| Autres catégories de travailleurs | 50 heures |
Les heures effectuées au-delà de l'horaire contractuel mais dans la limite légale (heures supplémentaires au sens du Code des obligations) sont en principe compensées en temps ou payées avec une majoration de 25%, sauf accord écrit contraire pour certaines catégories. Les heures qui dépassent la durée maximale légale (heures « de travail supplémentaire » au sens strict de la LTr) obéissent à des règles de compensation plus strictes et à des plafonds annuels.
La bonne pratique consiste à enregistrer le temps de travail au moment où il se produit, pas à le reconstituer de mémoire en fin de mois. Une badgeuse numérique avec pointage réel (arrivée, départ, pauses) — comme le module Temps & présences de Helvara, avec QR rotatif anti-fraude — produit directement un registre conforme à l'art. 46 LTr, calcule les soldes d'heures et alerte en cas de dépassement de la durée maximale, sans reconstitution manuelle en fin de période.
Il oblige l'employeur à tenir à disposition des autorités un registre de la durée du travail par collaborateur, incluant les heures de début et de fin de travail ainsi que les pauses.
Un enregistrement simplifié est possible sous conditions strictes (accord écrit, autonomie réelle, seuils selon canton). En dehors de ces conditions, l'enregistrement complet reste obligatoire pour tous les employés.
45 heures pour le personnel industriel, de bureau et technique ; 50 heures pour les autres catégories, sauf dérogations légales.
Compensées en temps ou payées avec une majoration de 25% sauf accord écrit contraire. Les heures dépassant la durée maximale légale suivent des règles de compensation plus strictes.
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