Dans une PME sans service RH dédié, l'embauche est souvent gérée à la mémoire du dirigeant. Voici l'ordre des étapes légales à ne pas oublier, du contrat de travail à la première fiche de salaire.
Un contrat oral est valable en Suisse, mais un contrat écrit protège les deux parties : fonction, taux d'activité, salaire, durée de la période d'essai, délai de congé et lieu de travail doivent y figurer clairement. Pour un apprenti, un contrat type spécifique s'applique.
Dès le premier jour : affiliation AVS/AI/APG (1er pilier) et à l'assurance-accidents LAA. Dès que le salaire annuel dépasse le seuil d'entrée LPP (et si le collaborateur a plus de 17 ans), affiliation à la caisse de pension (2e pilier). L'assurance perte de gain maladie n'est pas obligatoire au niveau fédéral mais très largement répandue.
Pour un candidat de nationalité étrangère sans permis d'établissement (C), vérifiez son statut de séjour. Pour un nouvel arrivant, une demande d'autorisation de travail peut être nécessaire auprès de l'office cantonal de la main-d'œuvre avant le début effectif de l'activité.
Si le collaborateur ne possède pas de permis C ou la nationalité suisse, son salaire est soumis à l'impôt à la source : l'employeur prélève et reverse l'impôt directement, selon un barème cantonal déterminé par sa situation familiale.
La période d'essai légale par défaut est d'un mois, extensible contractuellement jusqu'à trois mois. Pendant cette période, le délai de congé réduit (7 jours par défaut) permet une rupture rapide si nécessaire de part et d'autre.
Dès le premier mois, les déductions sociales doivent apparaître correctement sur la fiche de salaire : AVS/AI/APG, AC, LPP, LAA, et l'impôt à la source si applicable. Une erreur à ce stade se répercute sur tous les décomptes suivants et sur le certificat de salaire de fin d'année.
La difficulté n'est pas de connaître ces étapes une fois — c'est de ne pas en oublier une seule à la 15e embauche de l'année, dans une PME où le dirigeant porte aussi la casquette RH. Un logiciel RH suisse comme Helvara génère automatiquement le contrat selon le type d'engagement (CDI, CDD, apprentissage), calcule les cotisations sociales dès la première fiche de salaire et applique le bon barème d'impôt à la source par employé — sans dépendre d'une checklist papier qu'on oublie de rouvrir.
AVS/AI/APG dès le premier franc de salaire, LAA dès le premier jour, LPP dès que le salaire dépasse le seuil d'entrée et que le collaborateur a plus de 17 ans. L'assurance perte de gain maladie n'est pas obligatoire au niveau fédéral mais quasi systématique en pratique.
Un contrat oral est valable, mais un contrat écrit est fortement recommandé pour fixer clairement la période d'essai, le salaire, le taux d'activité et le délai de congé, et éviter les litiges d'interprétation.
Un mois par défaut, extensible contractuellement jusqu'à trois mois. Le délai de congé y est réduit (7 jours par défaut).
Oui, pour un ressortissant étranger sans permis d'établissement (C). Selon les cas, une demande d'autorisation de travail doit être déposée auprès de l'office cantonal de la main-d'œuvre avant le début de l'activité.
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