Der gesamte Werdegang Ihrer Mitarbeitenden,
von der Rekrutierung bis zum Austritt.
Rekrutierung, Onboarding, Beurteilungen, Organigramm, Weiterbildungen, anonyme Pulsbefragung: Helvara ist die HR-Software für KMU Schweiz, die den gesamten HR-Lebenszyklus Ihres Unternehmens abdeckt — nicht nur die Lohnbuchhaltung.
Der gesamte Werdegang Ihrer Mitarbeitenden, von der Rekrutierung bis zum Austritt
Eine HR-Software für KMU Schweiz sollte sich nicht auf Lohn und Absenzen beschränken. Helvara ergänzt die vier gesetzlichen Säulen (Lohn, Arbeitszeit, Absenzen, Compliance) um eine echte Begleitung des Mitarbeiter-Lebenszyklus: Rekrutierung, Eintritt, Entwicklung und Austritt — im selben Tool, mit demselben Mitarbeiterprofil von Anfang bis Ende.
Rekrutierung
Öffentliches Portal, um Ihre Stellenangebote zu veröffentlichen und eingehende Bewerbungen zu bündeln – ohne paralleles E-Mail-Postfach.
Onboarding / Offboarding
Eintrittsprozess je nach Vertragsart, Umwandlung Lehrvertrag→unbefristet mit einem Klick, Austritt mit automatischer Erstellung der gesetzlichen Dokumente.
Beurteilungen & Ziele
Strukturiertes Jahresgespräch, verfolgte Ziele, vollständige Historie Jahr für Jahr erhalten.
Organigramm & Nachfolge
Visuelle Teamstruktur, automatisch aktualisiert, sowie ein Nachfolgeplan für Schlüsselpositionen.
Weiterbildungen & Zertifizierungen
Verfolgung absolvierter Weiterbildungen und erworbener Zertifizierungen, mit automatischer Warnung vor Ablauf.
Pulse & Wohlbefinden
Regelmässige anonyme Mitarbeiterbefragung und ein eigener Wohlbefinden-Bereich, getrennt von den administrativen Tools.
Ein Rekrutierungsportal, um Stellenangebote zu veröffentlichen und Bewerbungen zu sichten
Rekrutierung bleibt eine der zeitaufwendigsten Aufgaben für ein KMU ohne eigene HR-Abteilung. Mit dem Helvara-Rekrutierungsportal veröffentlichen Sie eine Stellenanzeige in wenigen Minuten und machen sie auf einer öffentlichen, für Bewerbende einsehbaren Seite sichtbar – ohne zwischen einer Excel-Tabelle und einem überfüllten Postfach hin- und herzuwechseln.
Jede eingereichte Bewerbung landet direkt in Helvara, verknüpft mit der jeweiligen Stelle. Profil, Kontaktdaten und Bearbeitungsstatus jedes Kandidaten finden Sie am selben Ort – das vereinfacht die Sichtung mit einer Rekrutierungssoftware für KMU, die auch ohne eigenes HR-Team übersichtlich bleibt.
Sobald ein Kandidat ausgewählt wurde, kann sein Dossier in ein Mitarbeiterprofil umgewandelt und direkt in den Onboarding-Prozess überführt werden — ohne Name, Stelle oder Kontaktdaten, die bereits bei der Bewerbung erfasst wurden, erneut einzugeben.
Umwandlung Lehrvertrag→unbefristet mit einem Klick, Dokumente automatisch erstellt
Der Eintritt eines neuen Mitarbeitenden folgt je nach Vertragsart – Monatslohn, Stundenlohn, Lehrvertrag oder Praktikum – einem anderen Ablauf. Helvara passt die Onboarding-Schritte – Material, Zugänge, zu unterzeichnende Dokumente – an die gewählte Vertragsart an, für ein Onboarding in der Schweiz, das nicht mehr auf einer Papier-Checkliste oder einer vergessenen E-Mail beruht.
Ein häufiger Fall in der Schweiz: das Ende einer Lehre. Wenn ein/e Lernende/r die EFZ-Ausbildung abschliesst und im Unternehmen bleibt, wandelt Helvara das Dossier mit einem Klick in einen unbefristeten Arbeitsvertrag um, ohne das Profil neu anzulegen oder die bereits erfasste Kompetenz- und Präsenzhistorie zu verlieren. Der Austritt folgt der umgekehrten Logik: Kündigung, Eigenkündigung, Ende eines befristeten Vertrags oder Pensionierung lösen jeweils den passenden Offboarding-Prozess aus.
Automatische Erstellung des Kündigungs-, Eigenkündigungs- oder Vertragsend-Schreibens, je nach gewähltem Grund.
Dokument, erstellt aus Profil und Historie des Mitarbeitenden, bereit zur Durchsicht und Unterzeichnung.
Die für die Arbeitgeberbescheinigung bei der Arbeitslosenkasse nötigen Angaben sind vorausgefüllt.
Ein Klick wandelt den Lehrvertrag in einen unbefristeten Vertrag um, ohne erneute Eingabe oder Verlust der Historie.
Jahresbeurteilungen, Ziele, Organigramm und Nachfolgeplan
Über das Administrative hinaus schafft Helvara eine echte Verfolgung von Leistung und Organisation. Jahresbeurteilungen und Ziele bilden eine gemeinsame Grundlage für das Mitarbeitergespräch; Organigramm und Nachfolgeplan geben einen Gesamtüberblick über das Team und antizipieren zu besetzende Schlüsselpositionen — zwei Bedürfnisse, die in einem KMU oft eher im Kopf der Geschäftsleitung als in einem Tool verwaltet werden.
Jahresbeurteilungen
Strukturiertes Jahresgespräch, Historie über die Jahre erhalten, einsehbar für Mitarbeitende und Vorgesetzte.
Ziele
Zu Periodenbeginn festgelegte Ziele, laufend verfolgt und mit dem Jahresgespräch verknüpft.
Organigramm
Teamstruktur und Hierarchie in Echtzeit visualisiert, aktualisiert bei jeder Personalbewegung.
Nachfolgeplan
Schlüsselpositionen identifiziert, potenzielle Nachfolger/innen zugeordnet, um einen Austritt zu antizipieren statt ihn nur hinzunehmen.
Weiterbildungen, Zertifizierungen und Ablauf-Warnungen
In der Schweizer Industrie und im Gewerbe unterliegt ein Teil der Kompetenzen einer Zertifizierungspflicht: Staplerausweis, Elektro-Berechtigung, Erste Hilfe, Maschinenbewilligungen. Eine unbemerkt abgelaufene Zertifizierung setzt Unternehmen und Mitarbeitende einem Risiko aus.
Das Weiterbildungsmodul von Helvara bündelt die absolvierten Weiterbildungen und erworbenen Zertifizierungen pro Mitarbeitendem, samt Ablaufdatum. Vor dem Fälligkeitstermin wird eine Warnung ausgelöst – so bleibt Zeit, die Erneuerung zu organisieren, statt sie erst bei einer Kontrolle oder einem Unfall zu bemerken.
Die Nachverfolgung ist am Mitarbeiterprofil verankert: Weiterbildungen, Zertifizierungen und Fristen finden sich am selben Ort wie Vertrag, Beurteilungen und Dokumente – im selben digitalen Dokumenten-Tresor.
Anonyme Pulsbefragung und Wohlbefinden-Bereich für Ihre Teams
Das Teamklima zu messen setzt voraus, dass Mitarbeitende ehrlich antworten – und das setzt echte, nicht nur behauptete Vertraulichkeit voraus. Die Helvara-Pulsbefragung ist im strengen Sinn anonym: Bei den Antworten werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert, und die Ergebnisse werden nur aggregiert zurückgemeldet, nie einzelpersonenbezogen.
Regelmässig an das gesamte Team versendet, liefert eine solche anonyme Mitarbeiterbefragung ein kontinuierliches Bild des internen Klimas – ergänzend zum Jahresgespräch, das namentlich und formell bleibt. Neben der Befragung bündelt der Wohlbefinden-Bereich die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellten Ressourcen — ein eigener Zugangspunkt, getrennt von den rein administrativen Tools für Lohn oder Präsenz.
Keine Antwort auf die Pulsbefragung wird mit einem Benutzernamen oder einem Konto verknüpft. Die Daten werden wie die gesamte Helvara-Plattform in Westeuropa (Cloudflare) gehostet.
Der Mitarbeiterzyklus, wie er wirklich aussieht.
Die Fragen, die uns zum erweiterten HR gestellt werden.
Ist das Helvara-Rekrutierungsportal öffentlich?
Ja. Veröffentlichte Stellenangebote sind auf einer öffentlichen Seite einsehbar, und jede eingereichte Bewerbung landet direkt in Helvara, verknüpft mit der jeweiligen Stelle – ohne separates E-Mail-Postfach.
Wie funktioniert die Umwandlung von Lehrvertrag zu unbefristetem Vertrag?
Ein Klick wandelt den Lehrvertrag in einen unbefristeten Arbeitsvertrag (CDI) um. Das Mitarbeiterprofil wird nicht neu angelegt: Die bereits erfasste Historie zu Kompetenzen, Präsenzen und Dokumenten bleibt erhalten.
Welche Dokumente erstellt Helvara beim Austritt eines Mitarbeitenden?
Je nach gewähltem Grund – Kündigung, Eigenkündigung, Ende eines befristeten Vertrags oder Pensionierung – erstellt Helvara das entsprechende Schreiben, das Arbeitszeugnis sowie die für die Arbeitgeberbescheinigung der Arbeitslosenkasse nötigen Angaben.
Ist die Pulsbefragung wirklich anonym?
Ja. Bei den Antworten zur Pulsbefragung werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert. Führungskräften werden ausschliesslich aggregierte Ergebnisse pro Team angezeigt, nie eine einzelne Antwort.
Sind diese erweiterten HR-Funktionen in meinem Helvara-Paket enthalten?
Ja. Helvara bietet nur ein einziges Paket an, und alle HR-Funktionen sind darin enthalten, ohne Stufenunterscheidung. Details finden Sie auf der Preisseite und im Vergleich. Mit der Online-Demo können Sie alle Module vor der Wahl ausprobieren.
Der komplette HR-Zyklus, in 5 Minuten getestet.
Rekrutierung, Onboarding, Beurteilungen, Weiterbildungen, Organigramm, Pulsbefragung: Erkunden Sie den Helvara-Demobereich (Organisation demo-sa) unverbindlich.