Die Arbeitszeit,
ohne Reibung und ohne Betrug.
Eine Zeiterfassung Schweiz für KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitenden: rotierender QR-Kiosk, PIN-Badge, mobile Zeiterfassung und CSV-Import, mit automatischer Überstundenberechnung und einem gesetzlichen Register nach ArG, das jederzeit druckbereit ist.
Die Zeiterfassung für jedes Team: QR, PIN, mobil
Es gibt nicht die eine richtige Art, Arbeitszeit zu erfassen. Eine seriöse HR-Zeiterfassung muss sich dem Team anpassen, nicht umgekehrt — Helvara bietet drei Modi, die sich an einem einzigen Standort kombinieren lassen, dazu die manuelle Erfassung und den CSV-Import für Sonderfälle.
Rotierender QR-Kiosk
Ein am Eingang montiertes Tablet zeigt einen QR-Code, der sich automatisch neu generiert. Die Mitarbeitenden scannen ihn mit dem eigenen Smartphone, um zu stempeln — ohne spezielle App, ohne zusätzliches Material, das verteilt werden müsste. Ideal für eine Werkstatt, ein Geschäft oder jeden gemeinsamen Eingang.
PIN-Kiosk
Auf demselben Tablet kann jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter statt eines QR-Scans einen persönlichen Zahlencode eingeben. Nützlich, wenn ein Teil des Teams kein privates Smartphone hat oder an einem Standort ohne Mobilfunknetz.
Mobile Zeiterfassung
Über die eigene App stempeln Mitarbeitende im Homeoffice, auf Kundenbesuch oder auf der Baustelle — ohne einen physischen Kiosk zu benötigen. Dieselbe Berechnungslogik, dasselbe gesetzliche Register im Hintergrund.
Ein betrugssicherer, rotierender QR-Kiosk auf einen Blick
Die QR-Zeiterfassung für Mitarbeitende von Helvara ist so konzipiert, dass Stempeln durch Stellvertretung — eine Kollegin oder ein Kollege, die/der „für" jemanden stempelt, der zu Hause geblieben ist — praktisch unmöglich wird, ohne den täglichen Ablauf zu verkomplizieren.
- Flüchtiger Code: Das Tablet zeigt einen QR-Code, der sich alle paar Sekunden automatisch neu generiert. Ein fotografierter Code ist bereits ungültig, sobald er an jemand anderen weitergegeben wird.
- Keine spezielle App: Mitarbeitende scannen einfach mit der Kamera ihres eigenen Telefons — der Kontaktpunkt bleibt das persönliche Gerät, nicht eine Karte oder ein Badge, der ausgeliehen werden kann.
- Exakte Zeitstempelung: Der Zeitpunkt des Scans wird serverseitig genau im Moment der Stempelung erfasst, nicht nachträglich von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter eingegeben oder geändert.
- PIN-Kiosk als Rückfalloption: Wenn das private Smartphone keine Option ist (kein Empfang, Team ohne Diensttelefon), wechselt derselbe Kiosk auf einen individuellen Zahlencode — schwerer zu umgehen als eine Papierliste zum Unterschreiben.
CSV-Import und automatische Überstundenberechnung
Sie wechseln von einem alten Badge-Terminal oder einer Excel-Tabelle? Der CSV-Import lädt die Arbeitszeit-Historie auf einen Schlag: Mitarbeiter, Datum, Kommen, Gehen und Pause werden automatisch dem richtigen Profil zugeordnet.
Unabhängig von der Quelle — QR-Kiosk, PIN-Kiosk, mobil, manuelle Erfassung oder CSV-Import — vergleicht Helvara laufend die tatsächlich gestempelten Stunden mit den theoretischen Stunden aus dem Vertrag: Vollzeit, Teilzeit, Jahresarbeitszeit oder Lehrvertrag haben nicht dieselbe Berechnungsgrundlage, und Helvara berücksichtigt das.
Die Differenz speist einen Überstundenzähler pro Mitarbeiter, sichtbar für HR wie für die Mitarbeitenden, der anschliessend direkt in den Lohnbereich des Monats übergeht — Zuschlag oder Zeitausgleich, ohne eine einzige Zeile neu zu erfassen.
| Mitarbeiter | Datum | Kommen | Gehen | Pause |
|---|---|---|---|---|
| M. Rüegg | 2026-07-14 | 07:58 | 17:32 | 00:30 |
| M. Rüegg | 2026-07-15 | 08:01 | 18:10 | 00:30 |
| S. Dubois | 2026-07-14 | 08:00 | 16:45 | 00:30 |
Das gesetzliche Register nach Art. 46 ArG — immer aktuell und druckbereit
Das Arbeitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, ein bei Kontrollen zugängliches Arbeitszeitregister zu führen. Dieses gesetzliche Register nach ArG erstellt Helvara selbstständig und laufend aus jeder Stempelung — QR, PIN, mobil, CSV-Import oder manuelle Erfassung — ohne separate Tabelle, die am Vortag einer Inspektion vorbereitet werden müsste.
QR, PIN, mobil, CSV und manuelle Erfassung speisen ein einziges Register pro Mitarbeiter.
Mit einem Klick druckbar für eine Kontrolle, eine Treuhandstelle oder eine kantonale Arbeitsinspektion.
Nach Mitarbeiter, Team oder Zeitraum — dieselben Daten, die auch für die Lohnabrechnung verwendet werden.
Die manuelle Erfassung für Sonderfälle
Auch mit drei automatischen Modi gibt es Situationen, in denen jemand von Hand eingreifen muss. Eine HR-Verantwortliche oder ein HR-Verantwortlicher — oder die Mitarbeitenden selbst, je nach Berechtigung — fügt einen Eintrag direkt im Präsenzprofil hinzu oder korrigiert ihn. Er fliesst dann in dieselbe Überstundenberechnung und dasselbe Register nach ArG wie jede andere Stempelung.
Ihre Präsenzen verbunden mit Lohn und Absenzen
Die Zeiterfassung ist nur sinnvoll, wenn sie den Rest speist. Am Monatsende fliessen Stunden und Überstunden ohne erneute Erfassung in den Lohnbereich; parallel dazu reduzieren genehmigte Absenzen — Ferien und kantonale Feiertage, einschliesslich der vier beweglichen Feiertage je nach Kanton — automatisch die erwarteten Sollstunden. Eine einzige verlässliche Datenquelle für HR, Lohn und Mitarbeitende.
Schweizer Lohn
Die Überstunden fliessen in die Monatsabrechnung. ELM-kompatibler Export an die Kassen; die offizielle Swissdec-Zertifizierung ist in Vorbereitung.
Absenzen & Feiertage
Ferien und kantonale Feiertage, einschliesslich der 4 beweglichen Feiertage, reduzieren automatisch das erwartete Sollpensum.
Register & Konformität
Derselbe Stundenfluss speist das Register nach Art. 46 ArG sowie das nDSG-Zugriffsprotokoll für sensible Daten.
Die Zeiterfassung von Helvara, wie sie wirklich aussieht.
Die Fragen, die uns zur Zeiterfassung gestellt werden.
Wie verhindert der rotierende QR-Kiosk Missbrauch beim Stempeln?
Das Tablet zeigt einen QR-Code an, der sich automatisch alle paar Sekunden neu generiert. Die Mitarbeitenden scannen ihn mit der Kamera ihres eigenen Telefons — eine spezielle App ist nicht nötig —, um Kommen, Pause oder Gehen zu bestätigen. Der zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigte Code gilt nur für genau diesen Moment: Er lässt sich weder im Voraus fotografieren noch an eine zu Hause gebliebene Kollegin oder einen Kollegen weitergeben, um für sie zu stempeln.
Was ist der PIN-Kiosk, und wann nutzt man ihn statt des QR-Codes?
Der PIN-Kiosk ist ein zweiter Stempelmodus auf demselben Tablet: Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter gibt statt eines QR-Scans den persönlichen Zahlencode ein. Er eignet sich für Teams ohne privates Smartphone oder für Standorte ohne Mobilfunknetz. QR und PIN können auf demselben Kiosk parallel genutzt werden.
Ist das von Helvara erstellte Register nach Art. 46 ArG bei einer Kontrolle gültig?
Helvara erstellt automatisch das Arbeitszeitregister gemäss den Anforderungen von Art. 46 des Arbeitsgesetzes: Kommen und Gehen, Pausen sowie Tages-/Wochensummen für jede Mitarbeiterin, jeden Mitarbeiter und jeden Zeitraum. Es lässt sich jederzeit als PDF exportieren und ausdrucken, ohne separate Tabelle, die vor einer Kontrolle vorbereitet werden müsste.
Kann ich meine bestehenden Arbeitszeiten importieren (physisches Terminal, Excel)?
Ja. Der CSV-Import lädt eine Arbeitszeit-Historie aus einem alten Badge-Terminal oder einer Excel-Tabelle, mit Spaltenzuordnung. Diese importierten Stunden fliessen in dieselbe Überstundenberechnung und dasselbe gesetzliche Register wie QR-, PIN- oder mobile Stempelungen.
Wie werden die Überstunden berechnet?
Helvara vergleicht laufend die tatsächlich gestempelten Stunden mit den theoretischen Stunden aus dem Vertrag (Vollzeit, Teilzeit, Jahresarbeitszeit, Lehrvertrag). Die Differenz speist einen Überstundenzähler pro Mitarbeiter, der anschliessend ohne erneute Erfassung in die Lohnabrechnung des Monats übergeht.
Wo werden meine Präsenzdaten gehostet, und sind sie DSG-konform?
Die Stempeldaten werden in Westeuropa auf der Cloudflare-Infrastruktur gehostet. Ein Zugriffsprotokoll dokumentiert den Zugriff auf sensible Daten, und Export oder Löschung können jederzeit gemäss dem nDSG beantragt werden.
Testen Sie die Helvara-Zeiterfassung in einer echten Demo.
QR-Kiosk, PIN-Kiosk, CSV-Import, Register nach ArG — erkunden Sie jeden Bildschirm in der Demo-Organisation, unverbindlich.
Demo: Organisation demo-sa · [email protected] / Helvara2026!